¿Cómo actuar ante el incumplimiento de los proveedores?

¿Cómo actuar ante el incumplimiento de los proveedores?

Es importante señalar que cualquier incumplimiento de una empresa respecto de sus clientes, ya se refiera a retrasos, imposibilidad de realizar los encargos pactados, etc… cualquiera que sea la causa es responsabilidad de la empresa. En el presente artículo tratamos específicamente cómo afecta a la empresa y en su caso a su responsabilidad el incumplimiento de los proveedores. Pero, sobre todo, como puede la empresa evitarlo o minimizar sus consecuencias, ya que se trata de uno de los problemas legales de las empresas más comunes. Como siempre, no dudes en contactar con cualquiera de los abogados de empresa que hemos seleccionado en nuestro directorio.

Evaluación de la capacidad de tus proveedores

Dicho lo anterior, conviene preguntarse cuáles son los factores a tener en cuenta a la hora de elegir a los proveedores. En este sentido no solo hay que tener en cuenta la calidad de su trabajo, o el precio, sino también su capacidad para hacer frente a distintos tipos de contingencias, y, por tanto, los riesgos del incumplimiento de los proveedores.

En este sentido, la evaluación de la capacidad de tus proveedores no puede ser algo estático, sino que será necesaria la realización de evaluaciones periódicas. Además, puesto que la responsabilidad de la empresa respecto a sus clientes no se ve en principio afectada por el incumplimiento de los proveedores, con los que los clientes de la empresa no tienen contrato alguno, resulta necesario contar con proveedores alternativos con capacidad para atender un volumen suficiente de productos o servicios que además sean de calidad similar a los usados habitualmente por la empresa.

Por otro lado, la actividad de evaluación de la capacidad para evitar el incumplimiento de los proveedores tampoco tiene que tener un carácter unívoco, pues no todos los proveedores tienen la misma importancia o implican el mismo nivel de riesgo para la empresa. Por ello, habrá de recabarse en cada caso la información que resulte pertinente. Información que, por otra parte no sólo será útil para resolver una situación de emergencia, sino también para adoptar una estrategia diferente, como puede ser el cambio de uno o más proveedores.

Además, conviene señalar que para que exista un incumplimiento de los proveedores no es suficiente que estos no cumplan con la obligación asumida o lo hagan de forma defectuosa o parcial, sino que también es necesario que el incumplimiento les sea imputable.

Los criterios de imputabilidad para determinar si se ha producido o no el incumplimiento de los proveedores son dos: el dolo y la culpa o negligencia, según que la actuación sea intencionada, o no haya mediado la debida diligencia. Sin embargo, existen también casos en los que el ordenamiento atribuye una responsabilidad de forma directa u objetiva como consecuencia de algún deber.

Por el contrario, no será posible imputar el incumplimiento de los proveedores si media caso fortuito o fuerza mayor.

Administración o gestión de los contratos de suministro

Una buena administración o gestión de contratos de suministro requiere en primer lugar que todas las relaciones con los proveedores estén respaldadas por contratos que son garantía de una buena relación comercial y se establecen en beneficio de ambas partes. En el contrato habrán de especificarse los requisitos de los productos o servicios suministrados, las condiciones de entrega, el precio y la forma de pago; siendo conveniente el establecimiento de penalizaciones para el caso en que no se cumplan determinados tipos de condiciones pactadas, en su caso.

Así, un contrato permite reducir riesgos, y tener presentes circunstancias esenciales en la relación jurídica como precios, o fechas de entrega. En caso de que exista un posible incumplimiento de los proveedores, será suficiente verificar el contrato para determinar las posibles consecuencias.

Por otro lado, la administración o gestión de los contratos de suministro requiere también un seguimiento de éstos, estableciendo una comunicación fluida con los proveedores para evitar malos entendidos y reuniones periódicas para eliminar sorpresas.

La evolución de la administración ha determinado que de la “ingeniería jurídica” se haya pasado a una compleja función administrativa que desempeñan profesionales de diversas áreas de la empresa. Además, en la actualidad se utilizan sistemas especializados con múltiples aplicaciones (ERP) e incluso software específico para la gestión de contratos.

Control de proveedores

El control debe extenderse desde la administración o gestión de los contratos de suministro hasta el establecimiento de cualquier tipo de medidas de carácter preventivo.

En el caso de la evaluación de la capacidad de los proveedores, el control se traduce en el establecimiento de los distintos factores de calificación, así como, el análisis de cumplimiento de los proveedores antes de la contratación.

Tratándose de la administración o gestión de los contratos de suministro el control se lleva a cabo a través del proceso de seguimiento y monitorización de la actividad de los proveedores en relación con las entregas realizadas a la empresa y sus condiciones. Siendo útiles la recopilación de datos y su análisis estadístico.

En cualquier caso es recomendable la automatización de los distintos procesos de entrada de datos y flujos de trabajo. El éxito de la cadena de suministro se favorece con la implementación de herramientas de gestión.

Como medidas de carácter preventivo puede señalarse la gestión de stocks, ya que la empresa puede decidir acumular más stock de productos en el caso de que puedan preverse posibles alteraciones en precio, escasez de materias primas, piezas o similares. También, la existencia de proveedores alternativos debidamente evaluados o protocolos de gestión de emergencias.

Pautas para reclamar a los proveedores

Si a pesar de todas las medidas anteriores tendentes a evitar el incumplimiento de los proveedores este llegase a producirse, lo más recomendable es comunicar con el proveedor que haya incumplido informándole de los errores detectados y, en definitiva, del incumplimiento, al objeto de que las partes puedan solucionarlo de mutuo acuerdo. En este sentido el contrato siempre constituye un marco jurídico de referencia muy útil.

De no poder llegarse a un acuerdo habrá de utilizarse cualquier sistema de resolución de conflictos, debiendo destacarse que estos suelen estar establecidos en el contrato. Hablamos de la mediación, el arbitraje o el sistema de resolución judicial de conflictos. Tratándose de obligaciones sinalagmáticas en que la prestación de cada parte es contrapartida de la de la otra, es aplicable la excepción de contrato incumplido o  exceptio non adimpleti contractus, si quien reclama ha incumplido su parte.

Por lo demás, existen diversas soluciones que pueden adoptarse ante el incumplimiento de los proveedores. A tenor del artículo 1124 CC el perjudicado puede escoger entre el cumplimiento forzoso o la resolución del contrato, que le permite no cumplir con sus obligaciones como respuesta al incumplimiento de la otra parte, teniendo derecho al resarcimiento de daños y abono de intereses en ambos supuestos.

Para realizar la solicitud el perjudicado habrá de dirigirse al órgano competente. La resolución produce efectos ex tunc (volviendo a la situación anterior) y requiere que exista un incumplimiento grave capaz de frustrar el fin del contrato. La acción prescribe a los 15 años.

La indemnización de daños y perjuicios puede extenderse a los gastos o posibles inversiones en que se hubiere incurrido como consecuencia del contrato. También habrá de tenerse en cuenta el coste de oportunidad. No obstante, la indemnización solicitada habrá de estar debidamente cuantificada y probada, seguro que nuestro listado de abogados mercantilistas pueden ayudarte. ¡contáctales!

Por último, es posible que en el contrato se hubiese previsto una cláusula penal para el caso de incumplimiento de los proveedores. Este tipo de cláusulas establecen la obligación de satisfacer una indemnización en dinero para el caso de que una de las partes incumpla con sus obligaciones.

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